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Soutenance de thèse

Informations sur l'organisation d'une soutenance de thèse au Muséum

 

Soutenances à venir

La soutenance en bref

La soutenance de thèse est régie par le texte suivant : arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat

La demande de soutenance s'effectue au moins 8 semaines avant la date de soutenance prévue.

Pour soutenir, le doctorant doit :

  • Etre inscrit régulièrement dans l'année universitaire en cours. Si vous soutenez entre le 1er septembre et le 31 décembre, sont couverts par leur inscription dans l'année universitaire précédente (N-1) et ne doivent pas se réinscrire avant soutenance.
  • Compléter son parcours de formations (voir page sur la formation doctorale).
  • Justifier d’au moins une publication acceptée.

La procédure de soutenance est dématérialisée et doit être effectuée en ligne sur ADUM.

Les deux services support :

  • La scolarité de l'école doctorale pour la demande de soutenance ;
  • La Bibliothèque centrale du Muséum pour le dépôt et la diffusion de la thèse.

1ère étape : organiser la soutenance

Délai : au plus tard, 3 mois avant la soutenance

Prendre contact avec les rapporteurs et le jury pressenti

Le doctorant et ou la direction doctoral prend contact de manière informelle avec les rapporteurs et les membres du jury pressentis et fixe avec eux une date de soutenance prévisionnelle.

Prendre contact avec l'école doctorale

Le doctorant et ou la direction doctoral prend contact avec l'ED pour vérifier de manière informelle la conformité des règles en vigueur du choix des rapporteurs et de la composition du jury.

Réserver une salle pour la soutenance

Le doctorant et ou la direction doctoral réserve une salle permettant l'accueil du public pour la date prévisionnelle de la soutenance. La salle est localisée dans les locaux du Muséum sauf dérogation sur demande.
En cas de déplacement de la date de soutenance, il faudra annuler la réservation initiale. En cas de soutenance en dehors des locaux du Muséum, le doctorant devra complété le formulaire de demande de soutenance hors Muséum et le joindre à ces documents de soutenance lors de sa demande.
Vous pouvez demander conseil à Mme Mahjouba Fassa sur la réservation de la salle mais nous vous conseillons de privilégier l'amphithéâtre Rouelle ou la GGE et de vous y prendre au plus tard 3 mois avant la date de soutenance prévue pour toute réservation.

Modalités d'une soutenance en visio en totalité ou partiellement

Le président du Muséum peut autoriser le doctorant et les membres du jury, en totalité ou partiellement, à participer à la soutenance de thèse par tout moyen de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective continue et simultanée aux débats ainsi que la confidentialité des délibérations du jury.
> Les moyens techniques mis en œuvre s'efforcent d'assurer la publicité des débats. 
> Le jury peut désigner en son sein une personne responsable du bon déroulement technique de la soutenance qui devra veiller au respect des principes et modalités de cette soutenance. Le directeur de thèse ne peut pas remplir ce rôle.
> Il sera nécessaire de tester au préalable la visioconférence avec les outils de télécommunication choisis.
> Le président du jury est garant de l’authentification des membres du jury participant à la visioconférence.
> Le membre du jury chargé de garantir le bon déroulement technique de la soutenance devra produire un rapport technique en plus du PV de soutenance. Ce rapport technique de séance doit indiquer le nombre de personnes présentes en visioconférence, le logiciel/plateforme utilisé, la date, l’heure de début et de fin ainsi que les incidents éventuels.
> Le président du jury peut reporter la soutenance à une date ultérieure si ce bon déroulement ne peut être assuré.

2ème étape : désignation offcielle des rapporteurs et du jury

Délai : 3 mois avant la date de soutenance et au plus tard 8 semaines avant la date de soutenance.

> Le doctorant déclenche la procédure

  • Renseigner l'onglet "soutenance" dans ADUM
  • Mettre à jour les champs demandés : titre de la thèse, mots clés, date de soutenance, lieu, confidentialité, rapporteurs, membres du jury et résumés.
  • Joindre le dossier de soutenance dans les pièces complémentaires (voir ci-dessous).

Le doctorant finalise la demande de soutenance en cliquant sur "J'ai finalisé la saisie des informations relatives à ma soutenance Transmission à la direction de thèse pour accord".

Dossier de soutenance
- Liste des formations suivies pendant la thèse
- Liste des publications et des communications
Ces deux listes sont à extraires de "Mon portefolio" sur Adum. Vous devez avoir au moins une publication et 5 modules de formation (dont l'éthique et l'intégrité).
- Ajouter le CV d'un rapporteur si celui-ci n'est pas titulaire de l'HDR
- Ajouter si nécessaire le formulaire de demande de soutenance en dehors du Muséum

> La direction de thèse vérifie les informations saisies et donne un avis

  • Cliquez sur "Direction de thèse - Avis rapporteurs et jury" dans la rubrique "A faire" de la page d'accueil.
  • Cliquez sur la fiche du doctorant et vérifiez les informations saisies
  • Donnez votre avis sur la proposition des rapporteurs et des membres du jury en cochant avis favorable ou défavorable et en enregistrant votre avis en bas de page.
  • Vous pouvez aussi redonner la main au doctorant pour qu'il apporte des modifications. Le doctorant devra recliquer sur "J'ai finalisé la saisie des informations relatives à ma soutenance Transmission à la direction de thèse pour accord".

> La désignation est autorisée par le Président du Muséum après accord de la direction de l'ED

Rapporteurs et jury

Règles de désignation des rapporteurs et des membres du jury de soutenance

Les principes de composition du jury visent à garantir la qualité des doctorats délivrés et leur reconnaissance.

La composition du jury doit être conforme à l'arrêté du 25 mai 2016.

Règles de désignation des 2 rapporteurs

Les travaux du doctorant sont préalablement examinés par 2 rapporteurs qui doivent remplir les conditions suivantes :

> être habilités à diriger des recherches ou appartenir à la catégorie des professeurs ou assimilés au sens de l'article 6 du décret n° 92-70 relatif au Conseil national des universités,
> être extérieurs au projet doctoral, au Muséum national d'Histoire naturelle et à l'école doctorale 227,
> ne pas avoir publié avec le doctorant,
> ne pas avoir été membre du CSI,
> peuvent appartenir à des établissements d'enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d'autres organismes étrangers,
> peuvent être membres ou non du jury de soutenance,
> le directeur de thèse ne peut pas être rapporteur.

Règles de composition du jury

Les membres du jury doivent être choisis en raison de leur compétence scientifique ou professionnelle dans le champ de recherche concerné, sous réserve des dispositions relatives à la cotutelle internationale.

> le jury est composé de 4 à 8 membres,
> dont 50% au moins de professeurs ou assimilés au sens de l'article de l'article 6 du décret n° 92-70 relatif au Conseil national des universités,
> dont 50% au moins de membres extérieurs au Muséum national d'Histoire naturelle et à l'école doctorale 227,
> le jury doit tendre vers une représentation équilibrée des femmes et des hommes,
> les membres peuvent appartenir à des établissements d'enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d'autres organismes étrangers,
> le directeur de thèse est membre du jury en tant que "membre interne" mais ne prend pas part à la décision.

Concrètement

50% au moins de Rang A – Professeur ou assimilés, c’est-à-dire
- des professeurs des universités, (ne sont pas comptabilisés dans cette catégorie les MCF HDR et les Professeurs retraités).
- des professeurs des universités émérites
- des personnels assimilés : directeurs de recherche ... .
- ou professeurs titulaires pour les étrangers
Il est conseillé de dépasser cette barre des 50% pour éviter tout risque en cas d’absence d’un membre, ce qui invaliderait le jury.

Non Professeurs ou assimilés :
- des MCF HDR
- des MCF non HDR en activité
- des docteurs
- des chargés de recherche
- ou des personnes qui n’ont pas de titre universitaire mais dont les compétences professionnelles ou scientifiques sont reconnues.

Cas particulier : le membre invité

Un membre invité ne fait pas partie du jury et n'apparaît dans aucun document officiel de la soutenance (ne pas indiquer les membre invité sur ADUM) :
> il ne figure pas sur le procès-verbal de soutenance
> il ne signe pas le rapport de soutenance
> il n’apparaît pas sur le diplôme
Il peut apparaître sur la couverture du manuscrit mais dans un bloc à part de celui du jury. Il ne doit pas être possible de le confondre avec les membres du jury.

1er dépôt du manuscrit

Délai : 3 mois avant la date de soutenance et au plus tard 1 mois (délai légal) avant la date de soutenance, avant de mettre la thèse en circulation.

Le 1er dépôt de la thèse se fait au format numérique.C'est cette version du manuscrit qui est communiqué aux rapporteurs et aux membres du jury.
Le doctorant peut fournir des exemplaires sur support papier destinés aux membres du jury et aux rapporteurs, lorsque ceux-ci en ont exprimé la demande.

> Le doctorant dépose son manuscrit en ligne sur ADUM

  • Déposer le fichier électronique de la thèse = 1er dépôt.
  • Le manuscrit sera vérifier par l'outil FACILE du CINES.
  • Cliquer sur l'onglet "Je finalise la procédure" puis sur "Transmission des données pour instruction du dossier".

Lien vers l'outil FACILE en ligne pour tester le manuscrit en cas d'erreur avec tutoriels : https://facile.cines.fr/
Si vous ne parvenez pas à contourner les erreurs, contactez la Bibliothèque centrale bibdoctorants@mnhn.fr

> Le doctorant prend RDV avec la Bibliothèque centrale

  • Le rendez-vous doit avoir lieu de préférence avant la soutenance.
  • Le rendez-vous peut être pris dès que le 1er dépôt a été fait sur ADUM.
  • Le doctorant doit remettre l'autorisation de diffusion éléctronique lors de ce premier rendez-vous (à télécharger sur Adum).
  • La BC renseignera sur ADUM la date du rendez-vous une fois que celui-ci aura lieu, ce qui vaut "attestation de 1er dépôt électronique" pour la scolarité de l'ED.

Email de la BC : bibdoctorants@mnhn.fr

Parrallèlement

> L'école doctorale convoque les membres du jury et les rapporteurs

La convocation comprend un lien vers le manuscrit, une lettre de désignation et la procuration le cas échéant, les informations de soutenance et le formulaire pour le rapport à destination des rapporteurs.

Rédaction
> La thèse conduisant à la délivrance d’un diplôme national français, il est de règle qu’elle soit rédigée et soutenue en français.
Toutefois, pour des raisons scientifiques ou des cotutelles internationales, le manuscrit peut être rédigé et soutenu dans une autre langue. Il appartient à la direction de l'ED de prendre cette décision en amont de la demande d'autorisation de soutenance.
Si vous êtes concernés et que votre convention de cotutelle ne spécifie pas les modalités de soutenance, contactez la direction de l'école doctorale. Un long résumé écrit de la thèse en français sera exigé (trois pages).
> Formations à la communication et à la soutenance organisées par Sorbonne Université 
> Le Muséum met à votre disposition une page de garde pour votre manuscrit de thèse. Modèle de page de garde - Muséum 

Retour des rapports

Délai : 21 jours et au plus tard 14 jours (délai légal) avant la date de soutenance, après avoir fait le 1er dépôt légal.

> Les rapporteurs font connaître leur avis par des rapports écrits envoyés à l'école doctorale

  • Les rapports sont déposés en ligne sur ADUM via le lien reçu par email.
  • Il est attendu des rapporteurs qu'ils donnent un avis sans ambiguïté et que les rapports concluent par un "avis favorable" ou un "avis défavorable" à l'autorisation de soutenance.

Le retour favorable des deux rapports déclenche la procédure d'autorisation de soutenance.

3ème étape : autorisation de soutenance

Délai : dès réception des rapports des rapporteurs et au plus tard 10 jours avant la date de soutenance.

Après après avis des deux rapporteurs :

> La direction de thèse propose la soutenance.

  • Connexion à ADUM et cliquez sur "Direction de thèse - Autorisation de soutenance au vu des rapports des rapporteurs"
  • Cliquez sur la fiche et sur "Je propose la soutenance" ou "Je ne propose pas la soutenance" puis "Enregistrer ma proposition".

> La soutenance est autorisée par le Président du Muséum après avis de la direction de l'ED.

  • L'ED envoie la convocation officielle aux membres du jury incluant les URL des rapports. 
  • La soutenance autorisée est publiée par le Muséum sur cette page.

4ème étape : la soutenance

Avant la soutenance, téléchargement des documents de soutenance

  • Les documents de soutenance (rapport et PV) sont à télécharger depuis ADUM par le doctorant ou la direction de thèse
  • Ils doivent être imprimer pour signature manuscrite et remis au jury.

Ces documents sont à compléter impérativement par le Président du jury le jour de la soutenance et signés par tous les membres du jury.

Les membres en visio doivent avoir envoyés la procuration au doctorat ou à la direction de thèse pour que le Président du jury signe les documents en leur nom.

La procuration doit être envoyée par courrier postale à l'école doctorale (signature manuscrite) et ajouter au PDF de soutenance à déposer sur ADUM après soutenance.

Documents de soutenance à l'attention du jury sur Adum

Désignation du Président du jury

> Le président du jury est exclusivement Professeur des Universités ou assimilés à la catégorie des Professeurs des Universités.
> Le directeur de thèse ne peut être président du jury.

Les présidents de jury de soutenance de thèse peuvent être :
- des professeurs des universités, (ne sont pas comptabilisés dans cette catégorie les MCF HDR et les Professeurs retraités).
- des professeurs des universités Emérite
- des personnels assimilés : directeurs de recherche ... .
- ou professeurs titulaires pour les étrangers.
Ne peuvent pas être :
- des MCF HDR
- des MCF non HDR en activité
- assimilés (chargés de recherche par ex).

Déroulement de la soutenance

Un temps de présentation par le doctorant de ses travaux de recherche suivi d'un échange questions-réponses avec les membres du jury.

La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d’établissement si le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré à définir au moment de la demande de soutenance.

Délibérations et admission

A l'issue de la soutenance, le jury se réunit pour délibérer et annonce ensuite sa décision d'octroyer ou non la thèse au doctorant.

L’admission ou l’ajournement est prononcé après délibération du jury.

Le président signe le rapport de soutenance qui est contresigné par l’ensemble des membres du jury. Le rapport de soutenance est communiqué au candidat dans le mois suivant la soutenance.

Conformément à la réglementation en vigueur, le diplôme de docteur sera délivré sans indication de mention.

La soutenance est traditionnellement suivie d'un « pot de thèse » organisé à la discrétion du doctorant.

5ème étape : retour des documents de soutenance

Délai : au plus tard, 1 mois après la soutenance.

A l'issue de la soutenance,

> Le Président du jury signe le procès-verbal et le rapport de soutenance.

> Les membres du jury présents à la soutenance signent le rapport de soutenance. Les membres en visio ont complété le formulaire de procuration à l'attention du Président du jury qui signe les documents en leur nom.

Le Président du jury ou la direction de thèse remet à la scolarité le procès-verbal et le rapport de soutenance dûment complété et signé (originaux) et les procurations le cas échéant.

Muséum national d'Histoire naturelle
Direction de l’Enseignement et de la Formation (DiREF)
Mahjouba Fassa
57 rue Cuvier – CP 27
75005 Paris

Une version électronique du procès-verbal et du rapport doivent être déposés sur ADUM par la direction de thèse.

6ème étape : dépôt définitif de la thèse

Délai : au plus tard, 3 mois après la soutenance (dès le lendemain si pas de modifications demandées, 1 mois pour les corrections mineures ou 3 mois pour des corrections majeures).

A l’issue de la soutenance, le jury de soutenance émet un avis sur la délivrance de l'attestation du diplôme et sur la reproduction de la thèse soutenue sur le procès-verbal.

Le jury a le choix entre trois possibilités :

  • La thèse peut être reproduite en l’état sans aucune correction → le doctorant dépose dès le lendemain la version définitive en ajoutant le Président du jury et le numéro NNT sur la page de couverture.
  • Le jury demande des corrections mineures (corrections de fautes d'orthographes, de syntaxe, de mise en page, ...) → le doctorant a 1 mois pour déposer la version définitive.
  • Le jury demande des corrections majeures → le doctorant a 3 mois pour déposer la version définitive.
Dépôt défintif de la thèse

Même si le jury n'a pas demandé de corrections et même si l'auteur n'a pas de corrections à apporter, dans tous les cas le second dépôt est obligatoire pour indiquer le nom du Président du jury et le numéro NNT (fourni par la BC) sur la page de couverture.

> Le doctorant dépose la version électronique dans ADUM.

Un exemplaire papier doit également être remis à la Bibliothèque centrale (BC).

> Le doctorant prend rendez-vous avec la BC pour remettre un exemplaire papier de la thèse et procéder à l'enregistrement de la thèse.

La BC vérifie avec le doctorant les métadonnées nécessaires à la description, la gestion, la diffusion et l'archivage de la thèse, conformes à la recommandation nationale TEF (thèses électroniques françaises).

Seul l'entregistrement définitif de la thèse permet la délivrance du diplôme.

Diffusion de la thèse

La version définitive de votre thèse est à transmettre à la à la bibliothèque centrale du Muséum. Le manuscrit sera signalé et diffusé par la bibliothèque.

Toutefois, la diffusion du manuscrit peut être retardée soit par le docteur (embargo) soit par l'université (confidentialité).

Embargo

Quand vous effectuez votre demande de soutenance sur ADUM, vous pouvez demander à retarder sa diffusion (embargo), par exemple lorsque des résultats sont en attente de publication. Il s'agit alors d'une demande d'embargo. Vous devrez préciser une date de fin d'embargo, c'est-à-dire la date à laquelle vous souhaitez que votre thèse soit diffusée.

Confidentialité

Il s’agit d’interdire la communication, la reproduction et la diffusion de la thèse sur une période donnée. Cette demande est généralement liée à l’existence d’un contrat ou d’une convention de recherche signé entre les partenaires du projet de recherche doctoral pour définir les objectifs de l’étude, les apports de chacun et les règles de propriété intellectuelle des résultats. La demande n'émane pas de vous mais de votre directeur de thèse, directeur de laboratoire ou de l'établissement partenaire. Seul le président du Muséum peut l'accorder. Cette demande doit être effectuée au plus tard trois mois avant la soutenance auprès de l'ED.

Attestation de réussite

Délai : au plus tard, 3 semaines après réception des documents de soutenance originaux et de la demande.

Après réception du dossier complet de soutenance, il est possible de fournir au doctorant qui en fait la demande une attestation de réussite au diplôme de doctorat en attendant l’édition du diplôme officiel.

Voir la circulaire du 9 mars 2000

Diplôme de doctorat

Délai : au plus tard 6 mois après le dépôt définitif de la thèse par le docteur.

Le grade de docteur est conféré de plein droit aux titulaires du diplôme de doctorat du Muséum national d'Histoire naturelle. Le grade de docteurs ne peut être conféré qu'aux doctorants régulièrement inscrits l'année de leur soutenance. Aucune délivrance à titre rétroactif n'est autorisée.

Les modalités d'élaboratoire et de remise des diplômes font l'objet d'une réglementation nationale.

Les diplômes de doctorat ne comportent plus de mentions.

Si le jury le souhaite, il appartient alors au Président du Jury, le cas échéant au rapporteur de soutenance, de mentionner dans le texte du rapport de soutenance des félicitations du jury.

Il est impératif que les docteurs veillent à ce que les données dans ADUM soient correctes.

Si des informations requises pour l'élaboratoire du diplôme se révèleraient incorrectes, le docteur doit demander à la scolarité la correction des informations dans la base ADUM.

IMPORTANT : aviser l'école doctorale de l'adresse où devront être envoyés l'attestation de doctorat puis le diplôme de Doctorat si vous ne pouvez pas venir les récupérer au Muséum.

Voir la circulaire du 9 mars 2000

La cérémonie de remise des diplômes

Une cérémonie de remise des diplômes est organisée chaque année par le collège doctoral de Sorbonne Université pour l'ensemble des établissements appartenant à l'Alliance Sorbonne Université.

La cérémonie a lieu vers le mois de juillet de chaque année universitaire.

Les doctorants diplômés du Muséum et de SU recevront une invitation par le service en charge de l'organisation de cette cérémonie.

" Cette remise de diplômes est un événement exceptionnel et festif qui promeut la recherche universitaire, la qualité des travaux des diplômées et diplômés des établissements membre l'Alliance Sorbonne Université et l’interdisciplinarité de leurs domaines de recherche. Depuis 2005, Sorbonne Université a donné un nom à chaque promotion sortante, le parrain ou la marraine étant à chaque fois un chercheur ou une chercheuse de renom.

Voir la page dédiée

 

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