Vous trouverez ci-dessous toutes les informations utiles relatives au stage et à la convention de stage.
Informations sur le stage et réglementation
La convention de stage est le document indispensable pour tous les étudiants souhaitant effectuer un stage. Véritable document juridique, elle précise les responsabilités et les engagements des Parties, définit les modalités de déroulement du stage et la nature des missions (activités et compétences) du stagiaire. Elle permet également la protection du stagiaire, notamment en cas d’accident du travail, et le versement de la gratification lorsqu'il y en a.
INFORMATIONS GENERALES
Pour toute question réglementaire relative au stage et à la convention de stage, nous vous invitons à consulter le guide des stages du Ministère de l'Enseignement Supérieur, document très complet.
La procédure peut être très longue pour l’étranger, notamment lorsqu’il s’agit d’un pays à risques : pour éviter des difficultés, il faut être prévoyant et entamer les démarches au moins 2 mois avant le début du stage.
Le dossier complet doit être transmis au moins un mois avant le départ à l’étranger.
DUREE DU STAGE
La durée du ou des stages ou formation effectués en milieu professionnel est de 6 mois maximum par année d'enseignement, dans le même organisme d’accueil.
Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil de la façon suivante :
• 7 heures de présence, consécutives ou non, équivalent à une journée de présence
• 22 jours de présence équivalent à 1 mois
Par conséquent, la durée de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d’enseignement, 924 heures (132 jours) de présence effective en stage.
GRATIFICATION
L’étudiant n’est pas considéré comme un salarié de l'entreprise. Il ne perçoit ni salaire, ni rémunération, ni indemnité.
Toutefois, une gratification est versée si, au cours de la même année universitaire, la durée du stage est supérieure:
• Soit à 2 mois consécutifs (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour)
• Soit à partir de la 309e heure de stage même s'il est effectué de façon non continue
En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.
Le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage.
Simulateur de calcul de la gratification d’un stagiaire :
https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire
Le taux horaire de la gratification est égal au minimum à 4,35 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale.
AVENANT
Toute modification dans le déroulement du stage (modification des dates, prolongement, rupture anticipée…) doit faire l’objet d’un avenant signé, avant la fin du stage, par toutes les Parties concernées. Les modèles d'avenants à la convention de stage France et bilingue international sont téléchargeables ci-dessous.
CONGES ET ABSENCES
Lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage prévoit la possibilité de congés et d'autorisations d'absence, les congés n’étant pas obligatoires et leur rémunération, facultative.
Procédure pour la mise en place d'un stage conventionné
Le stage ne peut débuter que si la convention de stage a été signée par toutes les parties.
Les conventions de stage présentées à la signature de la Direction de l'Enseignement du Muséum après le début du stage ne seront pas validées.
ETAPES
1- Complétude de la convention
Télécharger le modèle de la convention de stage adapté à votre situation et compléter l'ensemble des rubriques de la convention le plus précisément possible.
-Stage dans un organisme ou structure de droit français en France ou à l’étranger, cliquer ici.
-Stage dans le cadre d'une césure : cliquer ici.
-Stage pour les stagiaires de la formation continue : cliquer ici.
-Stage à l'étranger en dehors d’un organisme ou structure de droit français, convention bilingue français-anglais : cliquer ici.
2- Transmission pour validation
Dans un premier temps, transmettre à sarah.tomasi@mnhn.fr pour validation par voie électronique :
-la convention de stage complétée
Ajouter :
-la copie de la souscription à la responsabilité civile/attestation d’assurance en responsabilité civile couvrant le stagiaire pour toute la durée du stage et sa prolongation si la reconduction intervient pendant la durée du stage. Ce document conditionne la validation de la convention de stage.
3- Signature électronique de la convention,
Une fois reçu la validation de la convention de stage, celle-ci est envoyée à l'ensemble des Parties, sous format pdf, par la chargée des conventions de stage, via la plate-forme Fast de Docapost, qui est une plate-forme sécurisée et gratuite, pour signature électronique.
Chaque signataire reçoit un mail automatiquement et successivement dans cet ordre :
- L’étudiant ou l'étudiante
- L’enseignant ou l'enseignante référent
- Le tuteur ou la tutrice de la structure
- Le ou la responsable de l'organisme d'accueil (représentant légal habilité à signer)
- La direction de l’enseignement et de la formation
La signature numérique est un mécanisme qui permet de garantir l’intégralité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur.
Pour assurer son authentification, chaque signataire reçoit un code chiffré dans sa boîte mail qui lui permet ensuite d'accéder au document pour apposer sa signature électronique.
Une fois que l'ensemble des Parties a signé le document, la version originale de de la convention est transmise sous format pdf par mail à tous les signataires.
Attention, trois règles sont à respecter dans le cadre de cette démarche :
• Vérifier les signataires impliqués ainsi que la conformité des adresses électroniques
• Vérifier les spams de votre boîte mail car le courrier électronique de Fast pourrait s’y trouver.
• Ne pas imprimer la convention, dans un souci d’écologie et de respect de la procédure de signature électronique.
Stage à l'étranger
Il est indispensable de démarrer les démarches au moins 2 mois avant le départ, notamment si le stage a lieu dans un pays à risques.
Pour le savoir, consulter la page internet https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/. Il faut impérativement envoyer un message en amont à : sarah.tomasi@mnhn.fr.
Avant votre départ
1-Prendre les dispositions nécessaires pour remplir les conditions d’entrée et de résidence du pays d’accueil (passeport, visa,…) et penser à se renseigner sur les modalités en matière de protection sociale et médicale de votre pays d’accueil.
2- S'enregistrer sur le site d’Ariane du Ministère des Affaires Etrangères – MAE : https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html
3-Joindre à la convention de stage pour validation (modèle de convention de stage bilingue français-anglais à l’étranger à télécharger ici) :
- Le mail de confirmation du site Ariane
- La fiche de renseignements dûment complétée et signée (fiche agent nouvelle version)
- Un RIB au nom du stagiaire
Il est recommandé d’effectuer une visite médicale et de faire une mise à jour des vaccins : Si vous êtes étudiant en inscription principale au Muséum vous pouvez prendre rendez-vous avec le service médical du Muséum (smedical@mnhn.fr) pour toutes questions relatives aux conditions sanitaires du pays d’accueil et bénéficier d’une préparation médicale.
Votre contact
Uniquement pour les étudiants de master, inscrits au Muséum en inscription principale, qui souhaitent effectuer un stage en France ou à l’étranger.
Sarah Tomasi Tél : 01.40.79.53.76 / Courriel : sarah.tomasi@mnhn.fr
Les étudiants inscrits ailleurs doivent s’adresser directement aux départements et unités de recherche de leur choix : www.mnhn.fr/fr/recherche-expertise/departements-scientifiques